《合同管理办法》

发布时间:2020-01-10 10:26:45    阅读次数:次    来源:临涣中利发电有限公司

合同管理办法

 

第一章    

第一条  为规范临涣中利(淮北涣城)发电有限公司(以下简称“公司”)合同管理程序,明确管理职责,防范经营风险,提高管理效能,依据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定,结合我公司实际情况,特制订本办法。

第二条  本办法所称合同是指公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。

第三条  合同管理遵循以下原则:

公司对合同实行综合归口、分类专项管理。

合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。

第四条  公司成立合同管理领导小组,对公司所有合同管理方面的事宜进行全权负责。

       

副组长  付应春  唐连军  李先良

            姜克永  胡于红  邵长民

 邵    胡大鹏          王凤豪

刘盛昌  圣卫峰

(具体人员以文件为准,根据岗位变动情况可以调整)

下设合同管理办公室,办公室设在经营策划部,邵长民任办公室主任。经营策划部作为公司合同管理的综合归口部门,负责公司合同管理的日常工作。

第二章  合同的分类、承办部门及职责

第五条  合同分类

A类:建设工程施工承包合同(包括勘测设计、建筑、安装工程),技术引进、转让合同,工程设备调试合同,可研咨询、评估监测、环保及试验检验合同,土地征迁、补偿合同,工程监理合同,质量监督合同,建筑安装工程保险合同、机组设备检修合同、主机维护等外委合同等。

B类:生产设备、办公设备、生产用物资采购合同(入炉燃料除外),劳动保护用品合同,设备返厂修理合同,非标设备加工合同,货物仓储保管合同,运输及其保险合同以及其它与其相关的合同。

C类:燃煤、燃油及其运输合同等其它与其相关的合同。

D类:借贷合同、财产保险合同、资产租赁合同、资产评估合同、中介机构服务等合同。

E类:行政管理、后勤生活涉及的有关办公用品、房屋租赁、办公车辆维修、保险以及其它相关的合同。

F类:教育培训和人事管理、劳务合同。

G类:购售电合同、灰渣销售合同、购水合同、购售汽合同。

H类:安全监察合同、保安合同。

以上各类合同的补充协议均与原合同属同类合同。

第六条:合同承办部门

A类合同:经营策划部承办,技术支持部协办。技术支持部负责合同技术协议起草、审核及谈判,经营策划部牵头组织商务合同的谈判。

B类合同:物资部承办,技术支持部协办。技术支持部负责设备技术规范书及技术协议起草、审核及谈判,物资部牵头组织商务合同的谈判。

C类合同:由燃料部承办。

D类合同:由计财部承办。

E类合同:由总经理工作部承办。

F类合同:由人力资源部承办。

G类合同:由经营策划部承办。

H类合同:由安监部承办。

以上各类合同的补充协议由原承办部门承办。

第七条 职责

(一)合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。合同协办部门配合合同承办部门做好合同订立、履行和执行工作。

(二)审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。

(三)合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。

(四)归口管理部门职责

经营策划部作为公司合同管理的综合归口部门,其主要职责是:

1、贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务。

2、建立健全本公司合同管理制度。

3、监督、检查有关部门签订、履行合同的情况,并定期向公司领导汇报。

4、参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。

5、在会签或参与重大合同谈判过程中,负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。

6、建立合同管理台帐,并及时按要求向上级合同管理部门报送有关台帐和报表等资料。

7、其它相关管理工作。

(五)合同承办部门职责

1、负责合同立项,指定合同承办人,进行可行性论证,意向接触,资信调查,报请主管领导审批。

2、组织合同的谈判。

3、起草合同文本,并组织审查会签。

4、组织合同的签订,办理所需的法定代表人授权委托书。

5、负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。

6、保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交资料管理室归档。

7、收集本办法的执行情况信息,并按公司年度制度建设计划,提出修改意见。

(六)合同审查会签部门职责

1、技术支持部

1)负责对合同中技术参数、性能、工艺、标准、规范及技术服务的可靠性进行审查。

2)负责对合同中质量检查、验收、检验与试验的要求和质量检验评定标准及质量保证能力、质量保修约定条件进行审查。

3)负责对合同中的工期、进度要求及保证条件进行审查。

4)负责对合同中设备、机械(包括特殊设备或机械)、材料供应或服务可靠性进行审查。

5)负责对合同中环境管理和环境保护的能力和要求进行审查。

6)负责对合同中职业安全健康要求的满足程度进行审查。

2、经营策划部

除按本办法前述第(四)条规定负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性外,还要负责审查以下合同条款:

1)负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性、合规性,担保财产合法、安全性进行审查。

2)负责对合同变更或解除的经济性进行评估,出具书面意见。

3、物资部

1)负责对合同材料、设备、工器具、备品备件、设备返厂修理,非标设备加工等的供应方式及对工程的满足程度进行审查。

2)负责对合同材料、设备、工器具、备品备件、设备返厂修理,非标设备加工等的装卸、验收、仓储、保管、检验、试验、监造等的规定和要求进行审查。

3)负责对合同材料、设备、工器具、备品备件、设备返厂修理,非标设备加工应满足的规范、规程、标准和工艺要求进行审查。

4)负责对材料、设备仓储保管过程中是否满足环境保护和职业安全健康的要求进行审查。

4、合同承办部门

按本办法前述第(五)条执行。

(七)合同承办人职责

承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责,对期间出现的任何与合同有关的问题,按国家有关法律、法规及本办法的规定,须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商。

第三章  合同的审查批准

第八条  经济合同正式签订前,必须按规定程序进行合同审查,上报领导审查批准后,方能正式签订。

第九条  经济合同审批权限如下:

(一)下列合同可由经营副总经理或其授权人审批:标的在50万元以下的。

(二)下列合同由总经理或其授权人审批:标的50万元(含50万元)以上的。

第十条  经济合同的审查

    (一)合同准备

1、资信审查。订立合同前,必须了解、掌握对方的资信等情况,要求对方提供营业执照、税务登记证、经营资质、法人代表证明或授权代理委托书、近三年经审计的财务报表,并复印备案。无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。

2、主办部门根据确定的项目,收集与合同有关的资料,参与技术协议、设备技术规范书的谈判或研讨,熟悉相关图纸和文件资料。

(二)起草合同

根据技术支持部技术协议、设备技术规范书或其他要求,遵循相关法律法规的规定,主办部门起草合同或接收客户草拟合同。起草合同原则上应参照国家颁布的标准合同范本。合同必备条款包括标的(规格、型号、数量或具体事项)、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。具有支付条件的合同,首期预付款原则上不超过合同总价款的30%;如数额较大或必须超过30%,合同他方应当提供相应担保。合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。

(三)合同谈判

重大合同必须组成谈判小组进行谈判,一般应有计财、技术、物资、法律、监察、审计及与合同内容相关的其它部门人员参加,承办部门负责组织和确定具体人员范围。

1、召开准备会议,明确谈判事项,确定谈判原则、策略、重点及主谈人员,统一部署。

2、承办人对谈判中遇到的重大问题,应及时向本部门负责人汇报,必要时向本部门分管领导请示。

3、谈判结束后,承办人制作谈判备忘录,并经我方全体参加人员签字确认。备忘录应记载以下内容:

1)准备会议情况,包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见、需要请示承办单位负责人、分管副总经理或法定代表人的事项等。

2)谈判情况,包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧,以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。

4、合同的审查会签

合同评审采取会议评审和会签评审两种形式。

合同金额达到公开招标限额的各类合同或牵涉专业较多的,由主办部门组织,公司相关负责人及相关专业人员参加会议,对合同进行技术、商务、质量、环境、职业安全卫生健康等方面全面评审,并形成合同评审会议记录。其它日常生产经营发生的各类合同均采用会签评审。

4.1 合同的会议评审

会议召开前3日内,承办人将会议通知随同合同电子文本提交公司领导和各相关部门审阅。会议开始应由合同(含技术协议)主要起草人介绍合同的主要内容和基本原则,各与会人员应尽可能提供书面评审意见,对会议提出的合同意见,经会议讨论同意后,由承办人写入“合同评审会议记录”并填制“合同审查会签审批表”,“合同评审会议记录”作为“合同审查会签审批表”附件一并归档。

4.2 合同的会签评审

1)承办人填制“合同审查会签审批表”,附合同草案,连同对方当事人的资信状况证明材料,送会签部门审查。

2)审查部门应提出具体的审查意见,如有必要,可附书面审查意见返回承办部门。如没有具体意见,应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见,并由审核人签字。

3)审查意见书应包括以下内容:合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人、部门负责人签字。

4)合同签审部门对合同的审核期限,一般不超过五个工作日。对特别重大、复杂合同的审查,一般不超过八个工作日。

第十一条  审查会签意见处理

根据合同审查会签意见,经承办人与审查人沟通,由承办人按双方取得共识的意见,修改合同草案。

第十二条  合同审批

(一)承办人将合同草案及相关资料送部门分管领导审批。承办部门分管领导及分管经营副总经理签署审批意见,在合同审批权限内的,审批终止,否则,送交到公司总经理继续审批。

(二)公司总经理根据《合同审查会签审批表》记载的事项、部门、分管领导、分管财务副总经理意见及相关情况,决定是否批准。

第四章  合同的签订

第十三条  公司签订应遵循以下原则:

(一)公司对外签订合同应当加盖合同专用章,不得用公司行政章代替合同专用章。

公司合同专用章除用于合同外,不得作为它用。

(二)公司合同专用章由总经理工作部统一保管、用印。用印应当登记备查。

合同专用章用印前,专用章管理人员应当查看合同的审批手续是否完备,是否符合公司合同管理办法。

(三)公司对外签订合同应由总经理或委托授权的代理人进行。

(四)禁止无权代理,委托代理人签订合同的, 必须由法定代表人签发“法人授权委托书”, 委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容,同时加盖本公司合同专用公章和法人代表私章生效。

(五)委托代理人代表公司签订合同, 必须在授权范围及有效期限内行使代理权, 禁止滥用代理权、超越代理权。

第十四条  符合以下情况之一的,应当以书面形式订立合同:

(一)单笔业务金额达人民币5万元及其以上的(限额以下的根据实际情况可以签或不签)。

(二)有保证、抵押或定金等担保的。

(三)先予以履行合同的。

(四)有封样要求的。

(五)其它需要订立书面合同的。

第十五条  签订合同,除小额且能够及时清结的外,一律采用书面形式,并采用国家标准合同文本或公司统一制订的合同文本形式。

第十六条  签订合同需要担保时,应当签订书面担保协议。担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体;对方以财产进行抵押的,抵押物必须是抵押人的合法财产,并提供其产权证明,按规定办理相关手续。

未经公司董事会决议通过,公司不对外提供合同担保。

第十七条  依法应当公证、签证的合同,应及时到有关部门办理相关法律手续。

第十八条  合同编号

(一)合同必须统一编号,方可由合同主办部门报送公司总经理或委托代理人签署及用印。

(二)公司经营策划部负责对合同编号的统一归口管理。公司的合同编号管理实行统一规则、分工负责的原则,各部门按照编号规则,自行负责各部门职责范围内的合同编号工作。

(三)编号规则

 合同编号由以下部分组成:

JLP(或HCPaaBccccddd   

其中:JLP  -表示临涣中利发电有限公司

      HCP  -表示淮北涣城发电有限公司

          aa   -表示各职能部门代码,二位数

          B    -表示合同类别,一位数[ABCDEF类,见第七条《合同分类与主办部门》]

          cccc -为合同进行编号时的年份,四位数

          ddd  -为合同在公司当年该类别合同的序列号,三位数

(四)各职能部门代码为:

01  总经理工作部

02  经营策划部

03  燃料部

04  物资部

05  计财部

06  人力资源部

07  技术支持部

08  发电部

09  安监部

如果一个合同存在若干附件,则该合同附件也应当编号。附件编号应为合同编号加上附件序号。

如果一个总合同项下存在若干分合同,或一个主合同项下存在若干从合同,其分合同或从合同的编号应为总合同或主合同的编号后加上分合同或从合同的编号。

第十九条  合同打印、签章、分发

合同定稿后主办部门对合同按编号规则进行统一编号并负责打印、校对、装订。依据“合同会签审批表”上的签署批准意见,双方主要谈判代表对合同文本逐页小签。单笔金额在50万元以下的合同由法人代表授权,经营副总经理签订;单笔金额在50万元以上(含50万元)的合同由法人代表授权,总经理签订。总经理工作部加盖公司合同专用章后提交合同对方。

签章后的合同由承办人连同谈判记录、会签单及合同修改文件等资料移交公司资料管理员存档和分发有关部门。

第二十条  合同的修改

合同签订后,客户或公司因特殊情况需修改合同,采取补充合同形式,对合同进行修订。补充合同由主办部门或客户合同管理部门起草,经洽谈,取得一致意见后形成补充合同草案。补充合同草案的修改采取会签方式进行评审,并填写“合同修改(解除、转让)会签单”。

补充合同定稿并经双方签章后,由承办部门及时分发给与修改内容相关的部门,保证其实施。

第二十一条  依法签订的合同,合同文本我方不少于四份(其中正本一份、副本三份),正本、副本各一份交资料管理室存档,其他两份副本合同主办部门留存一份,一份交计财部作为财务付款依据。

公司签订的合同均属于公司商业机密,公司各部门人员均需保密,不得泄露;总经理工作部资料管理室保管的合同正本作为存档用,副本供有关人员查阅,一般不外借。复印合同需由部门主管申请,经总经理工作部主任同意方可复印。主办部门、计财部保管的合同副本应由专人保管,并且只供本部门使用。

第二十二条  合同管理人员对已生效的合同,要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表,实行分类管理。

与合同有关的文书(含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等)应当附在合同卷内存档, 合同履行终止后,统一存档保管。

第五章  合同的履行

第二十三条  合同生效后,应当全面履行。合同中已载明合同执行部门的由合同执行部门监督和敦促合同的履行,没有载明合同执行部门的由合同承办人监督和敦促合同的履行。如合同不能履行,应当采取补救措施,减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时,应当及时以书面形式通知对方,并注意保存有关证据。

发现对方不履行或不完全履行合同时,合同执行部门或合同承办人员除催促对方继续履行外,应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和合同管理部门。

第六章  合同的变更和解除

第二十四条  当事人可依法变更合同。

公司发生需要变更合同的情况时,应当书面通知对方,并说明理由。

    公司在接到对方要求变更合同的通知时,应当立即审查对方的理由是否正当,如果符合变更条件,同意变更的,应当签订变更协议。因变更造成经济损失的,应当及时向对方提出索赔。

第二十五条  当事人可以依法解除合同。

发生需要解除合同的情况时,应当书面通知对方,并说明理由。

在接到对方解除合同的通知时,应当立即审查解除合同的理由是否正当,如果因解除合同而损害了自身利益,应当及时向对方提出书面索赔请求。

第七章  合同纠纷的处理

第二十六条  合同他方当事人违反约定或提出履行异议的,承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。

第二十七条  出现纠纷,承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告,并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。

第二十八条  合同纠纷协商、调解, 应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时,应依合同签订程序签订书面协议。如协商、调节不成,应完整保存协商时的各种资料,报告公司领导研究决策,采取必要措施。

第二十九条  需要向仲裁机构或人民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书的,公司合同管理部门应将法律文书报送上级合同管理部门审阅,并经法定代表人审定同意。

第八章  合同的监督检查

第三十条  合同监督检查是合同管理的重要内容之一。

合同管理办公室应组织有关部门定期(每半年)检查合同的执行情况,发现问题,及时报告,同时提出处理意见,并注意保存书面记录和证据,尽量减少或避免损失。

第三十一条  合同监督检查的主要内容有:

(一)合同管理台帐及报表建立情况。

(二)合同的签订和履行情况。

(三)合同纠纷的处理情况。

(四)合同管理人员的教育培训情况 。

(五)对于在签订、履行和管理经济合同工作中,因违反合同管理办法,造成重大经济损失人员的责任追究情况。

第三十二条  合同管理部门履行监督检查职责时,相关人应当如实提供与检查事项有关的文件、资料,并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

第三十三条  检查小组或者检查人员应在检查结束后十五天内向受检部门送达检查意见书。

检查意见书要提出被检部门合同管理的基本做法、存在问题及对加强合同管理的意见等。

第三十四条  合同管理部门根据检查情况,可以向被检部门提出如下意见:

(一)对于未按规定执行合同管理办法,或者落实办法有重大漏洞的,责令限期改正。

(二)对于在签订、履行合同中,因违反合同管理办法,造成重大经济损失的部门或者个人,建议追究其相关法律责任。

(三)对于在合同管理工作中成绩显著,为企业避免或者挽回经济损失的部门和个人,建议按有关规定给予表彰或奖励。

第三十五条  被检部门应当自收到检查意见书之日起十日内将落实情况书面报告合同管理部门。

第九章  奖励和惩罚

第三十六条  合同管理部门及承办人员有下列表现的,应视不同情况授予荣誉证书、记功、发给奖金等奖励:

(一)尽职尽责,使公司所签订的合同得以全面履行,为公司取得重大经济效益,工作成绩显著的。

(二)在处理合同纠纷中,起到重大作用,为公司获得较大经济效益或免受重大经济损失的。

(三)按上级合同管理部门的要求定期上报本公司合同管理资料,在合同档案管理工作中表现突出的。

第三十七条  合同管理部门及承办人员有以下情况之一,视情节轻重分别给予不同的行政处分、经济处罚,构成犯罪的移交司法机关处理。

(一)在以法人名义进行的经济活动中,应签订书面经济合同而没有签订,给公司造成经济损失的。

(二)合同承办人员,在签订、履行合同过程中未尽职尽责,造成经济损失或违反法律规定导致合同纠纷的。

(三)丢失、擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的。

(四)失职、渎职、玩忽职守,造成经济损失的。

(五)追究违约责任,造成重大经济损失的。

(六)接受贿赂,内外勾结,造成重大经济损失的。

第十章  附 则

第三十八条  本管理办法中所指的“合同承办人员”是指除法定代表人外, 在公司的授权范围内直接承办并参与合同签订、变更、解除的业务人员;

第三十九条  本办法自下发之日起执行,解释权属临涣中利(淮北涣城)发电有限公司。